Secretarias, más que empleadas dentro de la empresa

26 Abril 2018

Aunque las tareas para una secretaria pueden parecer mínimas, éstas son primordiales para la operación exitosa de una empresa.

Como tradición, hoy celebramos el Día de la Secretaria, fecha que está dedicada a reconocer el trabajo y la dedicación que diariamente ofrecen estas profesionales, las que además de poseer múltiples cualidades deben saberlas combinar con las herramientas y técnicas inherentes a la profesión. Por ejemplo, son descritas como discretas, competentes, proactivas y dueñas del control de las agendas personales más importantes del mundo de los negocios. Las secretarias ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no sólo se han convertido en el brazo derecho de ejecutivos y directivos de la empresa, también han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y administración de las compañías, aportando soluciones en los proyectos que se presentan día a día.

Cualidades

Quien decida ocupar el puesto de secretaria debe de identificarse con las siguientes cualidades:

-Responsabilidad: Cuando una secretaria es responsable con sus tareas, evita cometer errores, se comporta con diligencia, es puntual a los horarios y mantiene el orden de la oficina.

– Discreción: en una empresa, la secretaria ocupa un cargo de confianza porque suele tener acceso a material reservado. Es importante que mantenga y manipule el material de la empresa con total discreción.

– Eficiencia: esta capacidad implica tener una óptima utilización de los recursos disponibles para obtener los resultados deseados. Por lo tanto, una secretaria eficiente es aquella que logra cumplir con los objetivos valiéndose de los recursos disponibles.

– Organización: independientemente del tipo de empresa u organización, esta profesional debe ser organizada. Las tareas que realiza y los trabajos que se le solicitan a diario deben ser presentados en tiempo y forma.

-La puntualidad: esta también es una de las cualidades que debe tener una secretaria, no sólo en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados, sino también para llegar al trabajo o tomarse el descanso correspondiente. Hay que tener en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

– Observación: la secretaria debe estar atenta a cada mínimo detalle, anteponiéndose a los hechos y al mismo tiempo contar con el tacto necesario para hacer lo debido en el momento adecuado. Dada las tareas que tiene a su cargo, debe tener la capacidad para manejar la situación de manera eficiente.

– Paciencia/ lealtad: para poder sobrellevar situaciones incómodas y difíciles, las secretarias deben revestirse de paciencia para mantener la calma. En cuanto a la lealtad, deben dedicarse al trabajo, de manera que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos.

Primera secretaria

Lilian Sholes es considerada la primera secretaria conocida. Su padre, Christopher Latham Sholes, fue el inventor de la primera máquina de escribir. También diseñó el teclado Qwerty, que todavía hoy utilizamos, para escribir más rápido sin que las teclas se atascaran. Con la ayuda del fabricante de máquinas de coser y armas Remington, en el año 1873 salió al mercado la Remington. Lilian Sholes fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina, como antes la labor de las secretarias era principalmente el redactar los documentos, es por ello que se convierte en la primera Secretaria de la historia.

Entidad de secretarias

El país cuenta con la Asociación Dominicana de Secretarias, fundada en 1971 por iniciativa de Marisela Rodríguez, quien conjuntamente con otras profesionales del área sintió la necesidad de crear una institución que representara y apoyara a las profesionales del secretariado. Esta entidad, que agrupa a las secretarias del sector público y privado, adquirió personalidad jurídica mediante el decreto No. 2870, otorgado por el Poder Ejecutivo.

Algunos de los objetivos de esta entidad son: integrar a las asociadas mediante el uso de sistemas modernos de comunicación para lograr su desarrollo integral, efectuar acciones para poder brindar a las asociadas beneficios como recomendaciones para obtener empleo, becas de estudio, diplomados y maestrías, elevar el nivel profesional, cultural y social de la clase secretarial y procurar el bienestar social y económico de las asociadas.

La asociación no solo se preocupa por formar intelectualmente a las secretarias, sino que también imparte cursos y seminarios para enseñarles la importancia de tener una buena imagen en su lugar de trabajo. Para pertenecer a esta institución se exige que la secretaria sea graduada de una entidad reconocida o demostrar haber ejercido la carrera durante un múnimo de cinco años, llenar un formulario de inscripción, llevar dos fotos 2X2, un curriculum y hacer un pago anual.

Fuente: El Caribe

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